Κάθε φάκελος έχει κατάλογο, όχι σωρό χαρτιών

Τα έγγραφα βοηθούν να ελεγχθεί μια αναφορά. Αυτή η σελίδα δείχνει ποια εμφανίζονται συχνά και πώς να τα ονομάζετε ώστε να μη χαθούν στην αλληλογραφία.

Χέρι με στυλό πάνω από σημειώσεις και τετράδιο — Σημειώσεις που οργανώνουν τα έγγραφα ενός φακέλου.

Συνηθισμένος κατάλογος

Το κείμενο των όρων

Η έκδοση που ίσχυε την ημέρα του γεγονότος, με ορατή την ημερομηνία.

Η αναφορά σας

Χρόνος, τόπος και σύντομη περιγραφή, όπως στη σελίδα Περιπτώσεις.

Φωτογραφίες

Λίγες, καθαρές, με το σημείο να φαίνεται ολόκληρο και μετά από πιο κοντά.

Σημειώματα τρίτων

Ό,τι σας έδωσε ένας τεχνίτης ή μια αρμόδια αρχή, αν υπάρχει, με ημερομηνία.

Πώς τα διαβάζουμε

Πρώτα ελέγχουμε αν το έγγραφο ανήκει στο πρόσωπο και στον τόπο της αναφοράς. Έπειτα αν η ημερομηνία του κάθεται μέσα στη διάρκεια των όρων. Στο τέλος αν καλύπτει το ερώτημα που έθεσε ο φάκελος ή αν χρειάζεται συμπλήρωση.

Ένα έγγραφο που δεν διαβάζεται, επειδή είναι σκοτεινό ή κομμένο, το ζητάμε ξανά. Δεν το ερμηνεύουμε από εικασία.

Αντίγραφα και πρωτότυπα

Για την αλληλογραφία αρκεί καθαρό αντίγραφο. Μην στέλνετε το μοναδικό χαρτί που έχετε, αν το χρειάζεστε εσείς. Αν κάποια στιγμή ζητηθεί το πρωτότυπο, θα σας το πούμε γραπτώς και θα ορίσουμε τρόπο παράδοσης στο γραφείο.

Ονόματα που βοηθούν

Ημερομηνία στην αρχή, με σειρά έτος, μήνας, ημέρα.
Σύντομη λέξη για το περιεχόμενο, όπως «όροι» ή «φωτογραφία κουζίνας».
Το επώνυμό σας, αν στέλνετε πολλά αρχεία μαζί.

Αποφύγετε ονόματα του τύπου «τελικό», «νέο» ή «τελικό2». Δεν λένε τι περιέχει το αρχείο.

Πόσο μένει η αλληλογραφία

Ο φάκελος μένει για όσο διαρκεί ο έλεγχος και για ένα σύντομο διάστημα αρχείου μετά την απάντηση, ώστε να μπορούμε να απαντήσουμε σε διευκρίνιση. Έπειτα τα μηνύματα διαγράφονται. Λεπτομέρειες στο Απόρρητο.

Τόπος και χαρτί

Η Λεμεσός και η Λάρνακα μοιράζονται την ίδια ακτογραμμή της Κύπρου, όμως ο φάκελος δένεται με τη διεύθυνση που γράφει η συμφωνία σας, όχι με μια γενική εικόνα της πόλης.

Αν ο τόπος του γεγονότος διαφέρει από τη διεύθυνση της κατοικίας, γράψτε και τις δύο.

Βραχώδης ακτή με φοίνικες και κτίρια της πόλης στο βάθος — Ακτή της Κύπρου. Ο τόπος του φακέλου γράφεται με διεύθυνση, όχι μόνο με εικόνα.

Σύντομος έλεγχος πριν την αποστολή

Φαίνεται η ημερομηνία σε κάθε έγγραφο;
Διαβάζεται το κείμενο χωρίς να το μεγεθύνετε υπερβολικά;
Έχετε πει ποιο έγγραφο λείπει ακόμη;
Το μήνυμα λέει το ονοματεπώνυμο που έχει η συμφωνία;

Ζητήστε αντίγραφο ή διευκρίνιση

Αν θέλετε να μάθετε ποια έγγραφα έχει ήδη ο φάκελος σας, γράψτε από τη σελίδα επικοινωνίας ή από τα αιτήματα. Θα σας απαντήσουμε με κατάλογο, όχι με γενική διαβεβαίωση.